Como montar um fluxo de caixa eficiente para indústrias e importadoras

Montar um fluxo de caixa eficiente é o ponto de partida para que o gerenciamento da empresa seja preciso e, consequentemente, os resultados sejam positivos.

Essa regra vale para negócios de todos os ramos, mas neste artigo trataremos especialmente de importadoras e indústrias. Por quê? Simples: esses segmentos, apesar de core businesses diferentes, lidam com situações similares e que influenciam diretamente o caixa da empresa.

Confira!

Importadoras e indústrias: problemas comuns que impactam o fluxo de caixa

Empresas de importação e indústrias são, evidentemente, diferentes. No entanto, elas encaram alguns desafios parecidos no dia a dia da operação – desafios esses que vão influenciar o caixa e, se não houver um controle preciso do fluxo, impactarão também a saúde financeira do negócio. Veja quais são os principais:

1. Erros de estoque

Como você sabe, numa indústria, o estoque costuma armazenar insumos para a produção. Já na empresa de importação, o estoque guarda os produtos que serão vendidos para outras companhias ou consumidores finais.

Nos dois tipos de negócio, excesso de material em estoque significa desperdício de dinheiro com compras desnecessárias ou perdas ocasionadas pelo prazo de validade expirado ou baixa demanda. Já a falta de estoque resulta em perda de oportunidade de venda e atraso na entrega dos pedidos.

Tudo isso vai influenciar o caixa porque é dinheiro que saiu e que pode demorar para entrar novamente. Logo, se o controle do fluxo de caixa não for bastante preciso para detectar esses custos sem retorno, as finanças da companhia serão ainda mais prejudicadas. 

Leia também: 6 benefícios da gestão de estoque para sua empresa

2. Conversão manual de moedas

Qualquer alteração do valor da moeda estrangeira impacta na decisão do gestor, que precisa pensar no momento ideal para reabastecer o estoque, na precificação e até nas estratégias comerciais. Portanto, realizar a conversão de moedas manualmente pode ser um desafio pesado para indústrias que compram direto de outros países, ou, importadoras.

Isso porque, além do tempo que um funcionário leva para realizar tal atividade, há sempre o risco da falta de precisão – afinal, há uma grande volatilidade do valor das principais moedas internacionais. 

Evidentemente, toda essa cadeia de controle das moedas estrangeiras e decisões de compra e venda tem grande peso no caixa e exigem um monitoramento de fluxo eficaz.

3. Falta de precisão no controle fiscal

Cuidar dos impostos também é desafiador para indústrias e importadoras especialmente por conta dos dois fatores que mencionamos acima. Com a quantidade de importações e compras que esses ramos de negócio realizam diariamente, controlar as notas fiscais de entrada e de saída exige muita concentração

E se as tarefas tributárias não forem realizadas de forma inteligente, além de correr o risco de pagar mais imposto do que o necessário, há o risco de ficar devendo para a Receita Federal e arcar com as consequências que, certamente, terão impacto negativo sobre o caixa.

Mais uma vez, o controle de fluxo de caixa anda de mãos dadas a outros tipos de controle – aqui, neste caso, o tributário.

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Precisão no controle de estoque, de conversão de moedas e de tributos impactam o fluxo de caixa.(Imagem: Pexels)

Como montar um fluxo da caixa eficiente para indústrias e importadoras

Com um pouco mais de clareza sobre os principais desafios que fazem parte da realidade desses dois ramos de negócio, é possível montar um fluxo de caixa eficiente para indústrias e importadoras. Veja o passo a passo.

Passo 01: tenha claros os custos fixos e variáveis

Por mais óbvio que pareça, ainda existem muitas empresas que não têm plena ciência de quanto gastam para sobreviver.

Portanto, o básico para montar seu fluxo de caixa e conseguir fazer um controle eficiente é saber exatamente com quais custos o negócio arca para funcionar.

Aqui, portanto, entra o clássico balanço das despesas fixas (como aluguel do espaço) e variáveis (como conta de energia elétrica). Atrelada a essa relação de custos deve haver também a projeção desses valores para os próximos meses – mesmo os custos variáveis costumam seguir um padrão e se todas as informações estiverem bem amarradas, essa previsão fica bastante precisa.

Passo 02: tenha claras as contas a receber e não esqueça das projeções de vendas

Outro ponto que parece muito simples, mas que infelizmente é comum que muitos gestores percam de vista, são as contas a receber. Saber quanto e quando vai entrar dinheiro de clientes que compraram parcelado ou estão sob contrato de prestação de serviço é absolutamente fundamental.

Além de permitir que você planeje seus próximos passos, dá a chance de reduzir inadimplência e de entender o comportamento do seu consumidor – o que se torna uma ótima ferramenta para o time comercial e de marketing.  

Por fim, essa noção plena das entradas e previsão de vendas possibilita planejar melhor o estoque e preparar estratégias mais assertivas de acordo com valores de moedas estrangeiras e movimentos de mercado.

Leia também: Funil de vendas – o que é e como fazer

Passo 03: utilize ferramentas adequadas ao invés de planilhas offline

Cuidar das contas a pagar e a receber é a essência do controle do fluxo de caixa. Mas assim como qualquer outra atividade, não basta conhecer a receita. É preciso contar com as ferramentas adequadas para executá-la – e quanto melhor a ferramenta, melhor será o resultado final. Aqui, a dica é utilizar um sistema de gestão.

Isso porque, o sistema de gestão é um programa inteligente. Mais do que armazenar informações, ele vai alimentar-se delas e a partir desses dados vai ajudar o gestor a visualizar desperdícios, gargalos, oportunidades de economia e até oportunidades de lucrar mais.

Mas, cabe um alerta!

Não são todos os sistemas de gestão que entregam tais benefícios. Além disso, um sistema de gestão precisa ser implementado por especialistas e de acordo com as necessidades de cada negócio.

Como exemplo do que dá certo, podemos citar nossas próprias experiências.

Aqui na EasyOne, desenvolvemos soluções de gestão para empresas com o sistema SAP Business One, um poderoso ERP. Em outras palavras, implementamos o SAP B1 em indústrias, importadoras e prestadoras de serviço.

E ao longo desses anos entendemos perfeitamente que um sistema completo como esse só vai trazer o resultado que o cliente espera se for implementado conforme sua necessidade.

Por isso, fazemos um levantamento preciso dos problemas e desejos do cliente e assim desenhamos o SAP Business One adequado aos desafios do negócio. Como resultado, nossa implementação ocorre de forma fluída e o treinamento dos usuários também.

Por fim, nosso cliente consegue fazer um fluxo de caixa realmente eficiente, porque o SAP Business One permite:

  • Armazenar de forma clara e fácil todas as contas a pagar e a receber;
  • Alertar para datas de pagamento e recebimento;
  • Automatizar emissão de notas fiscais e boletos;
  • Integração bancária;
  • Conversão de moedas automaticamente;
  • Precisão no controle fiscal;
  • Previsões confiáveis de demandas futuras;
  • Precisões confiáveis de necessidade de compra;
  • Gerenciamento de projetos e produção;
  • Gestão do estoque por rastreio;
  • Gerenciamento de prazos de diversas naturezas;
  • Comparativo entre fornecedores;

Entre outros recursos.

Inclusive, o sócio administrador da Kynsei, empresa importadora e distribuidora de persianas e cortinas, conta como o SAP B1 implementado pela EasyOne o ajuda a se planejar e traz uma agilidade incrível no gerenciamento fiscal: “99% já está pronto”, ele comenta.

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