Gestão da indústria: como controlar produção, distribuição e backoffice com eficiência?

Fazer a gestão de uma indústria é um desafio por si só. Existem diversos setores que demandam monitoramento constante e gerenciamento apurado. Controlar áreas como produção, distribuição e backoffice são tarefas complexas, mas que podem ser otimizadas com o uso das ferramentas certas, como um bom sistema SAP por exemplo.

Saiba como um sistema para indústria integrado pode ajudar na gestão e na eficiência geral da empresa, acompanhando este conteúdo.

A complexa gestão da indústria

A gestão da produção e distribuição na indústria implica a coordenação e o controle dos processos que compõem a dinâmica produtiva, assim como sua logística. Isso significa que é preciso coordenar com eficiência a fabricação dos produtos, a entrada de mercadorias ou de matéria-prima, o estoque, a saída dos insumos, e outras atividades.

Já a gestão de backoffice inclui todos os setores que suportam as operações, e que são tão importantes quanto os demais. Isso, porque um negócio precisa de uma boa gestão de RH, de financeiro, e de contábil, por exemplo, para conseguir se manter ativo no mercado e crescer de forma sustentável.

Por envolver diversos setores e atividades, é comum que empreendedores do setor industrial ainda optem por ferramentas de gestão diferentes para cada departamento. Também não é raro existir o controle de alguns dados – como os financeiros – apenas em planilhas offline, ou seja, sem estar associado a nenhum sistema para gestão da indústria.

Além de custar caro, isso traz diversas desvantagens para o negócio. Entenda.

Muitos sistemas, nenhuma união

Quando uma mesma empresa se utiliza de vários softwares e dispositivos para gestão, ocorrem problemas comunicacionais que podem significar prejuízos. O agravante aqui é que esses sistemas não “conversam” entre si, ou seja, não trocam informações.

O extravio de dados acaba acontecendo e, dessa maneira, um pequeno erro pode representar a perda de um negócio. Imagine que o departamento de distribuição não recebeu o pedido de entrega do setor responsável. Neste caso, o produto não será entregue dentro do prazo e o pedido poderá ser cancelado. A empresa corre o risco até de perder o cliente.

Retrabalhos

Outo problema que surge da falta de integração dos sistemas de gestão das indústrias é o retrabalho. A repetição de uma atividade por conta da inadequação da sua coordenação é algo que também gera custos excessivos, potencial perda de negócios, e perda de tempo.

Quando a produção de um item precisa ser refeita por causa de desentendimento nas especificações do pedido, a empresa toda perde. Gasta-se mais matéria-prima, energia, e tempo de maquinário (que poderia estar produzindo outro pedido). Além disso, há também o tempo dos colaboradores envolvidos no retrabalho, a perda dos prazos e das metas.

Não é preciso muito esforço para entender que retrabalhos são improdutivos, custam caro e afetam o nível de excelência das indústrias. Portanto, precisam ser evitados ao máximo.

Como melhorar a gestão na indústria?

Existem algumas formas de mitigar os problemas na indústria relacionados ao retrabalho e as falhas na comunicação que geram prejuízos. Entenda.

1 – Planejamento

Tudo começa pelo planejamento, porque ele é a raiz de toda atividade bem executada. Isso não significa que só se deva planejar uma vez. Para uma gestão eficiente da produção, da distribuição e do backoffice na indústria, é preciso estar em constante análise e planejamento.

O gestor necessita estar atento e desenvolver uma estruturação dos processos envolvidos de forma organizada, promover aprimoramentos sempre que possível e um plano de ação. Com este mapeamento também é possível se antecipar às mudanças rapidamente.

2 – Treinamentos

Outra dica é investir no treinamento do time periodicamente. Quando o colaborador sabe exatamente seu papel no fluxo de produção ou distribuição e entende o plano de ação, os imprevistos são minimizados. Além disso, a tomada de decisão torna-se mais ágil e assertiva.

3 – Novas tecnologias: sistema para indústria evoluir

Uma das maneiras mais efetivas de evitar os prejuízos que citamos até agora e assim tornar a gestão da produção, da distribuição e do backoffice mais eficiente é investir em novas tecnologias.

Nesse sentido, para alcançar um patamar de indústria 4.0 e otimizar tanto a gestão estratégica quanto a operação, o ideal é contar com um software de gestão totalmente integrado. Já existem sistemas para indústria que comportam todos os setores em um só ambiente. Eles possibilitam a troca de informações em tempo real, relatórios variados, segurança das informações, agilidade dos processos, aumento da produtividade, entre outras vantagens.

Com um sistema de gestão único, a empresa economiza recursos (por não precisar investir em vários softwares), elimina problemas de comunicação, perda de informações, atraso nas demandas, e reduz o retrabalho. Um ERP SAP faz tudo isso e ainda mais.

Sistema SAP para indústrias

Os sistemas SAP são adaptados para indústria, independente do segmento, como é o caso do SAP Business One. Trata-se de um software completo e robusto, com integração em tempo real, desenhado para cada tipo de negócio e fácil de usar. Além disso, os sistemas SAP são reconhecidos pela sua segurança e conseguem se adaptar para crescerem junto com o negócio.

Isso significa que são ideais para controlar todos os setores da empresa em um só lugar, principalmente o backoffice, a produção e a distribuição. O SAP Business One ajuda a fazer o controle do estoque, o rastreamento de mercadorias que entram e saem, enquanto consegue aumentar em até 80% a velocidade dos processos de compras, ao mesmo tempo em que emite ordens de produção com descrição das melhores práticas de confecção.

Isso só para citar algumas das capacidades do sistema SAP B1. Como ele integra todas as informações da empresa, consegue fornecer relatórios precisos em apenas alguns cliques, previsões futuras e apontar oportunidades de negócio. Isso tudo suporta o crescimento da empresa, ajuda o empreendedor da indústria a fazer uma gestão estratégica e possibilita uma tomada de decisão mais acertada.

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