ERP para grandes distribuidoras pode evitar rombos financeiros por conta de suas funcionalidades integradas. Então, como você pode imaginar, vai depender do sistema de gestão escolhido e como ele foi implantado.
Veja: grandes empresas, como as distribuidoras com operações nacionais, possuem um alto fluxo de informações, e com isso, apresentam-se alguns desafios.
Um deles é a gestão financeira eficaz, uma vez que o grande número de notas fiscais de entradas e saídas pode favorecer erros e inconsistências nos lançamentos.
E tal situação pode levar ao temido rombo no orçamento, e até ao encerramento das atividades. Então, como proteger-se disso? É o que iremos debater a seguir.
Sistema de gestão para grandes empresas como aliado
A verdade é que, de maneira geral, um sistema de gestão eficiente é sim capaz de evitar rombos orçamentários, fiscais e contábeis. Porém, depende do ERP que a grande empresa adota, porque é necessário que ele tenha determinadas características para ajudar a superar estes desafios.
Inclusive, isso se aplica também para pequenas e médias empresas, já que o uso de um sistema de gestão inteligente consegue prevenir e detectar até as menores inconsistências. Este é o caso do SAP Business One.
ERP para grandes distribuidoras: por que o SAP Business One ajuda a evitar rombos financeiros?
O ERP SAP Business One é uma excelente ferramenta de gestão para grandes empresas, como as distribuidoras, especialmente no que diz respeito aos controles financeiros, fiscais e contábeis. Ele traz precisão e segurança na tratativa dos dados, tornando as informações dos relatórios muito mais seguras.
Entenda alguns dos motivos.
1 – Porque um ERP para grandes distribuidores deve ser integrado
O SAP B1 é um ERP para grandes distribuidoras que integra todos os departamentos da empresa num só ambiente. Ele também é indicado para indústrias e empresas de serviço. Essa característica é muito importante para prevenir erros nas informações financeiras, porque com a conciliação dos processos, as receitas e despesas automaticamente geram informações contábeis dentro do sistema.
Além disso, ele foi desenvolvido para cruzar dados a todo momento, portanto tudo o que acontece na corporação passa pelo ERP, e já se comunica com os setores correspondentes. Assim é praticamente impossível que alguma informação passe despercebida ou seja cadastrada de maneira errada.
Inclusive, o SAP B1 permite realizar a integração bancária para agilizar pagamentos e checagem de extratos, o que contribui para manter as contas da empresa em dia. Atrasos e faltas em pagamentos de impostos, bancos ou fornecedores podem ser extremamente prejudiciais para a saúde financeira de distribuidoras.
2 – Porque é auditável
Um dos pontos fortes de sistemas de gestão inteligentes como o SAP Business One é que são facilmente auditáveis. Com alguns cliques, é possível realizar uma auditoria completa e aprofundada do negócio, tornando mais simples o processo de identificação de possíveis incongruências.
E auditorias são fundamentais para grandes negócios e distribuidores, principalmente as que tem capital aberto na bolsa de valores. Isso, porque há a necessidade de prestar conta aos sócios e acionistas regularmente. Ao realizar auditorias internas com frequência, fica muito mais fácil manter o compliance financeiro.
3 – Porque é rastreável
Uma vez que o SAP B1 é armazenado na nuvem, pode ser acessado de qualquer lugar por pessoas autorizadas. Assim, é possível acompanhar as informações mais de perto a qualquer momento, facilitando a checagem dos dados.
Mas vale citar que isso não torna as informações do negócio suscetíveis a terceiros. Muito pelo contrário: há como configurá-lo para conceder permissões e bloqueios para os usuários desejados. Dessa forma, o gestor controla quem acessa qual informação, protegendo dados sensíveis ou confidenciais da administração.
Em adição, o SAP B1 é configurado de forma que tudo o que é cadastrado no sistema, mesmo que seja excluído por algum usuário, pode ser verificado pelo gestor. Isso traz mais segurança para toda a operação e ajuda a evitar fraudes, especialmente nos orçamentos e nas saídas de capital.
Sendo assim, a rastreabilidade da informação é um ponto muito importante de um ERP para evitar rombos financeiros e até possíveis desvios de recursos.
4 – Porque aponta inconsistências e automatiza tarefas
Soluções tecnológicas como o SAP Business One tem a capacidade de identificar rapidamente erros e apontá-los para que o usuário corrija o quanto antes. Essa funcionalidade tem especial importância nos fechamentos contábeis.
O lançamento contábil de maneira manual é muito arriscado, porque basta um número digitado errado para que grandes prejuízos ocorram. E como em sistemas de gestão integrados em tempo real, como o SAP B1, tarefas como essa são automatizadas, não há espaço para inconsistências.
Além de todos os pontos que mencionamos até aqui, é importante observar que, para que o SAP Business One seja o mais eficiente possível, é fundamental utilizá-lo da maneira correta, e que seja implantado por uma consultoria experiente.
Ao prestar um serviço de qualidade, a consultoria proporciona treinamentos adequados aos seus utilizadores. Dessa forma, o uso do software passa a ser otimizado.
Nesse sentido, a EasyOne tem mais de 14 anos de experiência implantando SAP Business One em pequenas, médias e grandes empresas, treinando utilizadores e prestando suporte.
