Quer dicas para organizar a rotina da sua empresa? Então veio ao lugar certo – especialmente se você é um prestador de serviço. Preparamos este miniguia com o passo a passo para manter seu dia a dia organizado e ajudar sua empresa a crescer.
Confira!
Passo 01: crie um processo de agendamento para compromissos
O ponto de partida para que uma empresa prestadora de serviço tenha uma rotina produtiva é seguir um processo de organização para compromissos diários, semanais e mensais. Em outras palavras, agendar tudo: inclusive lembretes de entregas de tarefa.
Aqui, uma dica interessante é utilizar o sistema de agenda compartilhada dentro da equipe. Com esse método, é possível sinalizar horários ocupados com informações como: desenvolvimento de tarefa, atendimento, reunião externa ou simplesmente marcar como compromisso. Assim, cada profissional pode se organizar e sabe onde o colega está.
Passo 02: dê atenção a todos os clientes, mas priorize
Toda empresa que presta serviço sabe como a rotina pode ficar conturbada quando o assunto é atendimento aos clientes. Apresentação de proposta de venda, socorro para urgências e suporte em caso de dúvida são só alguns dos vários compromissos que envolvem a carteira.
Não é novidade, claro, que formar equipes com funções específicas é fundamental. E a regra básica, certamente, é dar atenção a todos. No entanto, é importante desenvolver um sistema eficiente de priorização para casos mais importantes e urgentes – ou seja, aqueles que vão gerar um impacto maior na sua empresa e no cliente.
Passo 03: automatize gestão de contratos, emissão de notas e pagamentos
Uma das mais importantes dicas para organizar a rotina é cuidar de contratos e da parte financeira de forma prática e precisa. Aqui, o uso de um sistema de gestão é fundamental.
No SAP Business One , por exemplo, você cadastra seus contratos com fornecedores e clientes, e o sistema automatiza todo o processo de emissão de notas, geração de boleto de cobrança e pagamentos.
Tudo com segurança, confiabilidade e integração bancária. Não é à toa que o SAP Business One aumenta em 80% a velocidade de fechamentos financeiros.
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Passo 04: use recursos tecnológicos e digitalize a papelada
Quem presta serviço e procura por dicas para organizar a rotina já deve ter percebido que a tecnologia pode ser uma ótima aliada. Podemos destacar alguns exemplos.
- Uso de chatbots para fases primárias de atendimento ajudam a otimizar o suporte de clientes.
- Plataformas de organização de tarefas e envio de matérias, especialmente aquelas em método kanban, que permitem uma visualização rápida dos compromissos do dia. Até a agenda compartilhada, que citamos no primeiro passo, se encaixa por aqui.
- Digitalizar documentos e usar assinaturas eletrônicas são soluções que permitem uma rotina mais organizada para a sua empresa, já que o extravio de papéis importantes tende a zerar. Além disso, buscar aquele contrato ou proposta que você precisa torna-se muito mais simples se os arquivos estão disponíveis no sistema de gestão.
Veja também como o ICI – Instituto de Cidades Inteligentes de Curitiba zerou o extravio de documentos , melhorou a comunicação interna e reduziu custos com o SAP Business One.
Passo 05: Conscientize o time
Por fim, para deixar a rotina da sua empresa mais organizada, é fundamental trabalhar na conscientização da equipe. Utilizar o sistema de gestão corretamente, salvar documentos nas pastas adequadas, seguir uma agenda e administrar o tempo são conceitos básicos que o time precisa dominar e aplicar diariamente.
Gostou das nossas dicas? Converse conosco e entenda como a EasyOne Consultoria pode ajudar sua empresa a otimizar a rotina e alavancar resultados.
