Toda empresa tem uma política de compras, mas poucas têm de fato um sistema de gestão de compras capaz de garantir que essa política seja seguida na prática. Pesquisas do setor mostram algo que incomoda até departamentos de compras bem estruturados: em muitas organizações, até 80% das notas fiscais vêm de compras feitas fora do processo formal, o chamado maverick buying, quando alguém pede direto a um fornecedor não homologado porque é mais rápido do que seguir o fluxo oficial.
E isso tem um preço: levantamentos apontam que até 16% da economia negociada com fornecedores se perde justamente porque a compra acaba não passando pelo contrato que a empresa levou meses para fechar. Não costuma ser falta de política. É falta de um sistema de gestão de compras que torne o caminho certo mais fácil de seguir do que o atalho.
O que é, na prática, um sistema de gestão de compras
Gestão de compras é o processo completo que vai da necessidade até o pagamento: alguém identifica que precisa de um insumo, o pedido passa por cotação, alguém aprova, o pedido de compra é emitido, o material chega, é conferido e a nota entra para pagamento.
Parece linear no papel, mas, na prática, cada etapa costuma acontecer num canal diferente: e-mail para cotação, WhatsApp para aprovação, planilha para prazo, sistema separado para nota fiscal. E é justamente nessa fragmentação que a política se perde de vista e o atalho vira hábito.
Aqui, entra um sistema de gestão de compras integrado e inteligente.
O custo do tempo desperdiçado
Um levantamento com empresas brasileiras ajuda a dimensionar essa conta: entre 60% e 70% do tempo de um comprador é gasto em tarefas que não exigem decisão nenhuma. Como, por exemplo: copiar dado de proposta para planilha, cobrar aprovação por mensagem, reenviar requisição que voltou por falta de informação, procurar documento para auditoria, etc.
Sendo assim, numa equipe de quatro compradores, isso pode significar mais de 400 horas por mês em trabalho operacional, o equivalente a dois profissionais e meio dedicados só a tarefas repetitivas!
Outro ponto importante é que o ciclo de uma compra manual, da solicitação até a emissão do pedido, costuma levar de 3 a 10 dias, dependendo de quantas aprovações o processo exige. Esse tempo custa dinheiro mesmo quando ninguém faz nada errado, e custa mais ainda quando o comprador, sem tempo para negociar ou acompanhar fornecedor, deixa de lado a parte estratégica do trabalho para apagar incêndio operacional todo dia.
O mesmo vale para o outro lado da mesa: sem visibilidade sobre o histórico de cada fornecedor, prazo cumprido, qualidade entregue, condição praticada, a negociação vira decisão no escuro, e a empresa segue comprando de quem sempre comprou, não necessariamente de quem entrega melhor.
Como um sistema de gestão de compras no ERP muda esse cenário
É neste ponto que um sistema de gestão de compras dentro do ERP torna-se fundamental. A ideia central é fazer o caminho formal ser o caminho mais rápido, para que ninguém precise contornar a política para conseguir trabalhar.
Na Easyone, quando implementamos o SAP Business One para empresas que sofrem justamente com esse tipo de descontrole, o fluxo de compras passa a existir dentro do mesmo ambiente onde estoque, vendas e financeiro já operam.
A requisição nasce vinculada a um centro de custo, a cotação com fornecedores fica registrada e comparável, a aprovação segue uma alçada definida no próprio sistema, e o pedido só vira nota de entrada quando o que chegou bate com o que foi pedido. Cada etapa fica rastreável, sem depender de e-mail perdido ou aprovação por mensagem.
Esse impacto não fica restrito ao departamento de compras. Como todas as etapas passam a compartilhar as mesmas informações, os ganhos também aparecem no financeiro.
Na Isoelectric, cliente da EasyOne, a implantação do SAP Business One acelerou em 75% o processo de pagamentos, além de reduzir de dias para segundos o tempo gasto na atualização e análise de informações.
Isso mostra como um fluxo integrado evita retrabalho e torna toda a operação mais eficiente, desde a requisição até a quitação das compras.
O que muda no dia a dia da operação com um sistema de gestão de compras
Pense num gestor de compras que hoje descobre, só no fechamento do mês, que um fornecedor foi pago acima do valor negociado porque a compra passou por fora do contrato vigente. Com o processo dentro do ERP, essa distorção fica visível antes de acontecer: o sistema já reconhece o fornecedor homologado e a condição comercial em vigor, e sinaliza qualquer pedido fora do padrão antes da aprovação, não depois do prejuízo.
O resultado aparece na previsibilidade do fluxo de caixa, porque o financeiro sabe com antecedência o que vai vencer e com quem. Aparece na força de negociação, porque o histórico de cada fornecedor fica documentado. E aparece, sobretudo, na rotina de quem compra: menos tempo cobrando aprovação por mensagem, mais tempo cuidando da relação com quem fornece o que a empresa precisa para operar.
Compras eficientes começam por controle, não por preço
O reflexo mais comum é achar que gestão de compras é sinônimo de conseguir desconto. Os números mostram outra coisa: a maior parte do valor perdido não está na negociação em si, está no processo mal desenhado ao redor dela, no tempo gasto com tarefa operacional e nas compras que escapam do contrato porque o caminho formal é mais lento do que o atalho.
Mas não estamos dizendo aqui que um sistema de gestão de compras bem implementado substitui a habilidade de negociar. O fato é que ele garante que essa habilidade seja usada onde realmente importa, dando visibilidade sobre fornecedor, prazo e custo antes que o problema vire surpresa no fechamento do mês.
Portanto, se sua empresa ainda descobre desvio de contrato e atraso de fornecedor só depois que o prejuízo já aconteceu, vale conversar com o time da Easyone e entender como o SAP Business One pode organizar esse fluxo de ponta a ponta, da requisição ao pagamento.
